KỸ NĂNG TÌM VIỆC LÀM CHO SINH VIÊN

KỸ NĂNG TÌM VIỆC LÀM CHO SINH VIÊN MỚI RA TRƯỜNG

Nhân dịp các bạn sinh viên ồ ạt ra trường, tôi có một tí chút kinh nghiệm về gửi email xin việc gọi là chia sẻ. Hy vọng giúp ích được cho các bạn sinh viên mới ra trường.

Như các bạn cũng biết, việc gửi CV qua email trước khi phỏng vấn là chuyện vô cùng phổ biến hiện nay. Thông qua nội dung email, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được một phần sự phù hợp của ứng viên đối với công việc rồi mới xem xét tới CV. Email cũng là phương tiện giao tiếp đầu tiên giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Do vậy việc có tạo được ấn tượng, thiện cảm đối với nhà tuyển dụng hay không phụ thuộc vào rất nhiều nội dung cũng như hình thức của email đó. Tuy nhiên, có một thực tế đáng buồn hiện nay, đó là việc các bạn sinh viên mới ra trường thường lại không để ý tới email này. Các bạn gửi email một cách sơ sài, qua loa và hy vọng nhà tuyển dụng sẽ để ý và gọi các bạn phỏng vấn. Xin thưa với các bạn rằng, xác suất xảy ra điều đó là rất thấp. Bởi vì thường các nhà tuyển dụng là những người rất sành, họ có thể đánh giá bạn ngay qua email đầu tiên đó. Và thường thì những người không viết nổi một email ra hồn thì các nhà tuyển dụng cũng sẽ cho rằng cái CV của ứng viên kia cũng chẳng có gì đáng để xem.

Tôi cũng đã trải qua giai đoạn xin việc khi mới ra trường, cũng đã từng gửi hàng chục email mà không được hồi âm, cũng đã được các doanh nghiệp lớn và nhỏ mời phỏng vấn, được chỉ bảo từ chính những người tuyển dụng mình, được đăng tin tuyển dụng và xét duyệt hồ sơ. Vì vậy, tôi cũng có một chút ít kinh nghiệm muốn chia sẻ với các bạn sinh viên đang trong quá trình tìm việc. Với vốn kinh nghiệm sống cũng như kinh nghiệm làm việc ít ỏi, chắc chắn những chia sẻ của tôi chưa thể hoàn hảo. Vì vậy nếu có thiếu xót cũng mong các bạn thông cảm và chia sẻ ý kiến để tôi có thể hoàn thiện hơn.

1.   Tiêu đều Email

Tiêu đề Email phải rõ ràng, thể hiện được vị trí mình muốn ứng tuyển ( có nhiều doanh nghiệp tuyển dụng nhiều vị trí cùng một lúc, vì vậy việc ghi rõ vị trí muốn ứng tuyển ở tiêu đề email giúp nhà tuyển dụng phân loại tốt hơn ), thông tin cơ bản của người ứng tuyển, ngắn gọn.

Tôi xin lấy ví dụ về tiêu đề email của tôi khi gửi email ứng tuyển vị trí nhân viên Marketing :

Ứng tuyển vị trí Marketing – Nguyễn Văn Hải , Ứng tuyển vị trí NV Marketing – ứng viên Nguyễn Văn Hải, đặt theo tiêu đề của nhà tuyển dụng nếu họ có yêu cầu riêng.

2.   Nội dung Email

Nội dung Email phải thể hiện sự tôn trọng đối với người tuyển dụng, tạo thiện cảm với người nhận email, thể hiện được sự chuyên nghiệp, chỉ cho nhà tuyển dụng thấy bạn muốn được làm cong việc đó, rằng bạn là người phù hợp với vị trí tuyển dụng, thể hiện được cái tôi cá nhân thì càng tốt.

Lời chào hỏi        

Để tạo ấn tượng đối với nhà tuyển dụng, thì ngay lời chào đầu tiên các bạn nên nhắc tới tên của nhà tuyển dụng. Lời chào có thể là “ Kính gửi anh Hải – trưởng phòng nhân sự công ty abc” , hoặc “ Kính gửi anh Hải, đồng kính gửi ban tuyển dụng công ty abc “ nếu chúng ta không biết rõ chức vụ của người nhận email.

Nội dung email

Từ ngữ và câu văn sử dụng phải lịch sự chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những từ ngữ hằng ngày, hay văn nói. Tôi thấy đây là một lỗi mà khá nhiều các bạn sinh viên mới ra trường mắc phải, các bạn quên đi rằng người nhận email đang đứng ở vị trí tuyển dụng, và họ là người đã có kỹ năng, kinh nghiệm và thường thì tuổi đời thường lớn hơn. Do vậy rất nhiều các bạn sinh viên sử dụng những từ ngữ như thể người nhận email là bạn của họ.

Nội dung chính của bức thư phải thể hiện được kỹ năng, và kinh nghiệm của ứng viên sao cho nhà tuyển dụng thấy được rằng ứng viên là người mà họ đang tìm. Nội dung chính của email sẽ là đoạn tóm tắt trong phần kỹ năng, kinh nghiệm trong bản CV của ứng viên. Tuy nhiên, chỉ nên tóm tắt ngắn gọn không nên quá dài. Vì phần nội dung chính đó sẽ được trình bày trong CV và nhà tuyển dụng cũng không muốn đọc một bức thư quá dài. Các bạn cũng có thể chỉnh sửa một chút trong đơn xin việc của mình để lấy làm nội dung email.

3.   Chữ ký email

Chữ ký email là phần không bắt buộc, tuy nhiên có nó sẽ làm email của bạn chuyên nghiệp hơn. Cũng như thể hiện được các thông tin liên lạc cơ bản của bạn, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn hơn. Đặc biệt, nếu bạn có website riêng thì hãy đưa địa chỉ website vào trong phần chữ ký email của bạn. Trước kia tôi có gửi email ứng tuyển tại một công ty, tuy nhiên tôi chưa đủ kinh nghiệm nhưng cũng cố nhắm mất gửi bừa. Nhưng thật ngạc nhiên khi tôi được mời phỏng vấn. Khi phỏng vấn, thì nhà tuyển dụng có nói với tôi rằng : em chưa đủ kỹ năng cũng như kinh nghiệm để làm công việc này, tuy nhiên anh thấy em có website và có vào xem. Anh thấy thích các bài viết của em, và cũng thấy được tiềm năng của em, anh nghĩ với sự chỉ bảo của anh thì em có thể làm được việc.

Với nội dung chữ ký email thì nên đảm bảo các thông tin cơ bản về : họ tên, công việc và đơn vị công tác ( đối với sinh viên và sinh viên mới ra trường thì nên để chuyên ngành học và trường mình theo học ), thông tin về SĐT, email, skype, yahoo, website nếu có.

Ví dụ :

Nguyễn Văn Hải

QTKD Thương Mại – ĐH Kinh Tế Quốc Dân

ĐT : 0909090909

Email : nguyenhaishd@gmail.com

Skype : ……………………………….. Yahoo :………………………………………..

Website : ……………………………………………

Twitter : ……………………………………… Linkedin……………………………

4.   File đính kèm

Tôi thấy có nhiều bạn sinh viên đặt tên file cv đính kèm là “ cv ứng tuyển “, “ ứng tuyển “, “ kế toán “, “ ung tuyen “……. Các bạn nên nhớ rằng nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều email như vậy, và ai cũng ghi tên file CV một cách chung chung như vậy thì sau khi download về, nhà tuyển dụng sẽ khó để phân loại cũng như việc tìm cv để lấy thông tin liên hệ với bạn cũng sẽ khó khăn hơn. Một điều nữa về cách đặt tên file trên máy tính, tên tập tin thường không có dấu. Các bạn nên đặt tên file là : CV – Ke Toan – Phan Thi Dung , hoặc đạt tên file theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Về định dạng file CV, thông thường sẽ được lưu dưới dạng file “ doc “ hoặc “ pdf “ . Đây là 2 định dạng file tài liệu phổ biến nhất, lưu ý thêm rằng khi xem tài liệu dạng file “ pdf “ sẽ đẹp và trực quan hơn định dạng “ doc “. Một điều lưu ý đối với các bạn sử dụng office 2007 – 2010 – 2013, nên lưu dưới dạng file “ doc “ hoặc “ pdf”. Định dạng file mặc định của các bộ office trên là “ docx “, tuy nhiên rất nhiều máy tính ở các doanh nghiệp lại sử dụng bộ office 2003 và kết quả là họ không đọc được CV mà bạn gửi.

Số lượng các file đính kèm : thông thường thì nhà tuyển dụng thường chỉ yêu cầu các ứng viên gửi bản CV hoặc kèm thêm bằng và bảng điểm. Nhưng trong khi tôi nhận email ứng tuyển của các bạn ứng viên, cũng có nhiều email gửi cho tôi rất nhiều file đính kèm. Nào là scan chứng minh thư, nào là scan sơ yếu lý lịch, scan giấy khám sức khỏe, đơn xin việc, bằng, bảng điểm, cv…. Một điều nữa khi các file, nếu số lượng file không quá nhiều thì  Các bạn không nên nén file dưới dạng định dạng rar hay zip. Một phần nhà tuyển dụng sẽ có tâm lý sợ bị dính virus ( mặc dù các webmail đã có ứng dụng quét virus, nhưng theo tâm lý chung thì hầu hết vẫn sợ bị dính virus ), Một phần họ không thể mở xem file đính kèm trực tiếp trên website. Các file đính kèm trong email xin việc thường là định dạng office, pdf, ảnh ; do vậy nhà tuyển dụng thường sẽ mở trực tiếp trên nền web và sẽ chỉ down về những cv mà họ thấy phù hợp. Do vậy khi nén các file sẽ làm bất tiện cho nhà tuyển dụng.

5.   Kiểm tra email trước khi gửi

Nội dung email các bạn nên đánh vào office và paste sang email thì định dạng sẽ đẹp hơn. Một điều nữa là việc kiểm tra email trước khi gửi. Các bạn nên kiểm tra tất cả 4 điều tôi đã đề cập ở trên, xem còn có phần nào thiếu hay sai không. Tôi có nhớ 1 lần tôi gửi email ứng tuyển, mọi vấn đề tôi đều làm cẩn thận, tuy nhiên sau khi gửi email tôi phát hiện ra mình đã gửi nhầm file đính kèm. Đãng lẽ ra tôi phải đính kèm file cv của mình thì tôi lại đính kèm file tuyển dụng của một công ty khác.

Có lẽ đây là một điều hy hữu, tuy nhiên tôi chắc rằng sẽ có nhiều bạn gặp phải những lỗi nhỏ trong email của mình. Vì vậy để email của bạn hoàn hảo hơn,chỉnh chu hơn thì bạn nên kiểm tra email trước khi gửi. Tránh mắc phải sai sót đáng tiếc.

Với một chút kinh nghiệm ít ỏi trên, tôi hy vọng mình có thể giúp một phần nào đó tới các bạn sinh viên sắp ra trường. Chúc các bạn may mắn !
NGUON:http://nguyenhaitma.wordpress.com